Başarılı GMP Denetimleri Nasıl Gerçekleştirilir?
Denetlenecek bölümlerle en az 4 kez bağlantıya geçilir. İlk bağlantı yıllık denetim programı oluşturulduğunda gerçekleşmelidir. İkinci temas denetimden yaklaşık bir ay önce yapılmalıdır. Bu durum, denetlenecek taraflara gerekli ek kaynakları hazırlamalarında zaman kazandıracaktır. Üçüncü temas denetimden bir hafta kadar önce olmalıdır. Bu defa taraflara yer, zaman ve denetim faaliyetleri ile ilgili kesin ve net bilgiler aktarılır. Örneğin malzeme kabul bölümünü saat 10:45 de denetleyeceksiniz. Tüm bu temaslar yazılı olarak taraflara bildirilmelidir. Son bağlantı denetimden bir gün önce denetimi teyit etmek için telefon ile yapılır.
Denetimler bir sürpriz olmamalı taraflara hazırlanmak için her şans verilmelidir.
Denetim takvimini hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler;
- Mevcut Kaynaklar
- Denetim Amacı
- Numune Sayısı
Çiğneyebileceğinizden fazlasını ısırmayınız. Küçük ölçekli ancak sık yapılan denetimler büyük çaplı ve üç günlük denetimlerden daha etkilidir.
Denetçiler sıklıkla orta ya da alt yönetimin denetim bulgularına yanıt vermekte geciktikleri ve hatta inat ettikleri durumlarla çok sık karşılaşırlar. Kestirme çözümlerden birisi aksiyon atanan kişilerin yıllık performans düzeyleri ile alacakları aksiyonların hedeflere eklenmesi olmaktadır. Düzeltici-Önleyici faaliyetleri performans terfilerinde, ikramiyelerde, primlerde bir biri ile eklemlendirmek çoğu kez başarılı olmaktadır. Bu aynı zamanda denetimlerin zamanında tamamlanması anlamına da gelmektedir. Ayrıca denetlenen bölüm sahibi ile orta kademedekilere üst yönetimin süreçlere çok önem verdiğinin de bir göstergesidir.
Denetimlerde tespit etmiş olduğunuz uygunsuzluklara zamanında aksiyon alınmasını ve Düzeltici-Önleyici faaliyet raporlarının düzenli gönderilmesini istiyorsanız “Hatırlatma Uyarısı” hazırlamanız ve bunu belirlenmiş süreler içinde en az iki defa ilgili taraflara e-mail ile göndermeniz size daha seri olarak yanıt verilmesini sağlar.
Etkili bir düzeltici-önleyici faaliyet bekliyor iseniz Uygunsuzlukların da şu özelliklere sahip olmasını sağlamanız gerekmektedir.:
- Anlaşılabilir olmalıdır: Denetlenen bölüm sahibi uygunsuzluğu anlamaz ise onu nasıl değerlendirip düzelteceğini de bilemez
- Aksiyon Alınabilir olmalıdır: Alınabilecek bir aksiyon yok ise Düzeltici-Önleyici faaliyet de gerçekleştirilemez.
- Tartışılamaz olmalıdır: Eğer denetlenen bölüm sahibi uygunsuzluğun herhangi bir kısmını tartışmak istiyor ise düzeltmeden fazla tartışmaya yönelir.
Denetimin temelinde soru sormak vardır. Bir denetçi olarak doğru kişiye, doğru soru sorduğunuzdan emin olmalısınız. Aynı zamanda soracağınız soruyu başta sizin doğru anlamanız en önemlisidir. Siz sorduğunuzun farkında değilseniz yanıtın doğruluğundan nasıl emin olabilirsiniz? Aynı zamanda denetlenen kişinin bir defada doğru anlayabileceği format ile sorunuzu yöneltmelisiniz. Doğru ve akıcı bir Türkçe kullanmalısınız.
Daha detaylı bilgi almak ve vazgeçilmez bir GMP denetçisi olmak için;
GMP Denetimlerinde Zaman Yönetimi
Zaman kuşkusuz GMP Denetçisinin en büyük düşmanıdır! Pek çok GMP Denetçisi, hemen hemen her denetimde kendisini GMP Denetim programına yetişmeye çalışırken bulur. GMP Denetimleri bir çok kısıtın etken olması nedeni ile gerektiği kadar kapsamlı olmayabilir bu da denetimin bütünsel etkinliğine gölge düşürebilir.
Peki bu zaman denen şeyi nasıl yöneteceğiz? İlk adım “denetimin kendisini denetlemektir”.
Evet! Kulağa tuhaf gelebilir ancak bu bir gerçek.
Zaman GMP Denetim sürecini etkilediyse, zamanın neden bir kısıtlama haline geldiğini belirlemek en başta yapılması gerekendir.
İşte bazı tipik yanlış zaman yönetimi unsurları.
GMP Denetçisi için zaman kısıtlamalarının en büyük üç nedeni:
- Hazırlık eksikliği
- Kapsam dışı sorunlar
- “Samimi” sohbet ortamı
GMP Denetimlerinde zamanın sizi esir almasına izin vermek istemiyorsanız, eğitimimizde öğreneceğiniz ipuçları çok işinize yarayacak.
